Dans un premier article, vous avez découvert cinq méthodes pour apprendre à gérer son temps pour mieux profiter de la vie. Cinq méthodes pour vous permettre de poser les bases de votre future vie professionnelle. Maintenant que vous avez des objectifs et un plan d’action posé sur le papier, il va falloir tenir le cap et revoir votre façon de fonctionner.
Pour ce second article, nous allons passer en revue cinq méthodes complémentaires pour vous permettre d’atteindre vos objectifs en revisitant votre manière de travailler et de vous organiser. Gardez bien à l’esprit que tout le temps non utilisé est perdu. Impossible de l’épargner pour vous vos vieux jours !
Les 5 méthodes complémentaires pour mieux gérer votre temps :
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N°6 - GÉRER LES DÉLAIS ET LES RÉCOMPENSES
Pourquoi prendre le temps de faire une tâche plutôt qu’une autre ? Qu’est-ce qui vous motive davantage à accomplir une tâche difficile ? En grande partie, nous réalisons une tâche en fonction de ce qu’elle nous apporte. De la récompense à la clé.
Avant de vous lancer dans une tâche complexe, il faut y attribuer une récompense précise. Peu importe ce que vous allez choisir, il est important de pouvoir obtenir une gratification pour les choses ardues. Celles sur lesquelles nous avons tendance à procrastiner. Prenons l’exemple de la vente ou de la prospection, une partie douloureuse pour bien des entrepreneurs. Trop souvent, nous avons la fâcheuse tendance à repousser ces appels. Ce n’est jamais le bon moment. Vous avez un imprévu. Vous faites l’erreur d’ouvrir votre boîte e-mail et vous commencez à répondre à vos contacts avant de vous rendre compte qu’il est déjà 11h30… mince, trop tard pour appeler ce prospect. Vous le ferez demain. Nous arrivons toujours à trouver une bonne excuse pour repousser les tâches difficiles.
Pour pallier à ce problème, il est important de s’offrir une récompense. Et elle doit être précise ! Ex. : à chaque appel passé, mangez un morceau de votre biscuit préféré (NB : ça marche aussi avec les fruits. Mais par pitié, évitez de mettre en place une nouvelle addiction 🙂).
"Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement »" - C. Parkinson
Une fois votre récompense en tête, fixez-vous une date de fin et un délai. Dans les années 50, Cyril N. Parkinson, un chercheur britannique, a lancé une théorie qui porte désormais son nom : la loi de Parkinson. En étudiant la fonction publique britannique, il s’est rendu compte que le nombre de fonctionnaires s’accroissait à un rythme donné, indépendamment de la quantité de travail à fournir.
La loi de Parkinson se définit selon trois principes :
- N°1 – « Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement. »
- N°2 – « Tout collaborateur tend à multiplier ses subordonnés et non ses rivaux. »
- N°3 – « Tout organisme dont le nombre dépasse 1 000 personnes peut avoir pour unique mission de gérer ses effectifs pour être occupé à plein temps.»
Comment interpréter ces trois principes ? Traduction N°1 : la taille de quelque chose augmente pendant que son efficacité diminue. Traduction N°2 : plus une tâche simple dispose de temps pour être réalisée, plus elle devient complexe par rapport au temps alloué.
En résumé, donnez-vous des délais précis et court pour réaliser vos missions. Mais gardez bien en tête que ce temps doit être concis. Comme le précise la loi de Parkinson, si vous avez huit heures pour réaliser une mission qui peut être faite en deux heures, vous utiliserez la totalité des huit heures.
Les personnes qui veulent mieux gérer leur temps pour profiter de la vie s’arrangent pour condenser leur travail dans des sessions intenses. Elles évitent d’utiliser la totalité du temps alloué pour redistribuer le temps restant pour des choses qui leur plaisent, comme quitter plus tôt et passer du temps avec leurs amis ou en famille.
N°7 - TENIR UN REGISTRE DU TEMPS
Le registre du temps est très intéressant en ce qui concerne la gestion de votre planning. Ce registre peut s’avérer très utile pour mieux comprendre comment vous utilisez votre temps. À bon ou mauvais escient. Il va permettre de garder une trace de vos occupations et de vostâches. Comment fonctionne-t-il ?
Les gens efficaces, qui savent vraiment gérer leur temps et connaissent un certain succès, savent surtout dans quoi ou avec qui, ils investissent leur temps. Rappelez-vous notre histoire dans la première partie de ce dossier. Il était question de 86 400 secondes dans votre journée et de la façon de les utiliser. Au lieu d’avoir une version macro de votre journée, c’est-à-dire en semaine ou en jour, voyez votre journée de façon micro : en minutes !
Cela va trop loin pour vous ? Prenons un peu de recul. Une personne lambda aura tendance à découper son temps en journée ou en demi-journée. Une autre, un peu plus organisée, verra sa répartition du temps en heures ou en demi-heures. Mais la personne qui gère son temps de façon optimale, le verra en minutes. Elles répartissent leur temps précieusement et avec précaution. À compter d’aujourd’hui, vous devez savoir ce que vous faites de votre temps. Le plus PRÉCISÉMENT possible. 80 % des gens ne savent pas réellement comment elles organisent leur temps ou leur journée. Elles pensent être débordées au travail, dans des réunions ou au téléphone.
La réalité ? Nous passons plus de temps à socialiser qu’autre chose. Cette discussion avec votre collègue sur le dossier « machin », deux heures à revoir en détail, à débattre. Ce café entre collègues qui s’éternise pendant 20-30 minutes… Vous trouvez dur de devoir supprimer certains moments du bureau ? Si ces moments font partie de vos objectifs, gardez-les précieusement. Auquel cas, interrogez-vous sur vos priorités et votre efficacité.
Pour remédier à cette gestion du temps, faites l’exercice suivant :
- Gardez un calepin, un bloc-notes ou une application de votre smartphone
- À chaque fois que vous consultez l’heure, notez ce que vous êtes en train de faire (ne me dites pas que vous regardez l’heure…).
- À la fin de la journée, relisez ce que vous avez noté pour savoir si ces tâches sont bien en adéquation avec vos objectifs de la journée. Vos grandes priorités. Celles qui vous procurent un gain élevé. Si vous répondez par la négative, alors vous devez travailler et ajuster votre planning journalier et hebdomadaire pour aller dans ce sens.
N°8 - COMBATTRE LA PROCRASTINATION EN SE FIXANT DES PRIORITÉS
L’auto-discipline est un outil puissant pour lutter contre la procrastination (notre pire ennemi, c’est nous). On distingue deux types de procrastination : positive et négative. La procrastination positive consiste à passer du temps sur des tâches non-prioritaires, mais qui apportent un bénéfice. La procrastination négative renvoie aux tâches qui n’apportent rien et ne contribuent pas à la réalisation de vos objectifs majeurs (les réseaux sociaux par exemple. Je pose ça là…).
De ce postulat, prenez le temps de distinguer les tâches urgentes et les tâches importantes. Les premières doivent être faites maintenant. Les secondes ont un impact très élevé sur vos objectifs et votre avenir. Le hic ? Nous avons tendance à nous rassurer en faisant les tâches urgentes qui nous apportent peu. Par expérience, vous constaterez qu’une tâche urgente est rarement importante par rapport à vos attentes.
Comment combattre la procrastination ? En vous imposant de le faire « maintenant ». Lorsque vous débutez votre journée, une multitude de tentations vont se présenter. À commencer par votre téléphone et votre boîte e-mail. Si vous faites l’erreur de les ouvrir avant d’avoir commencé votre tâche prioritaire, vous risquez de tomber dans le piège. Vous voilà aspiré dans des occupations inutiles à votre planning du jour. Vous devez programmer votre subconscient de façon automatique. C’est une clé majeure pour surmonter la procrastination et développer un sens des priorités hors du commun. Les personnes qui savent gérer leur temps et profiter de la vie savent se lancer vite dans la tâche importante à réaliser.
Pour le faire de la bonne manière, vous découpez là en plusieurs morceaux. Il faut la décomposer. Vous devez faire un rapport annuel pour votre entreprise ? Impossible de le réaliser en une journée. C’est tout à fait normal. Mais vous avez toutes les chances de remplir votre contrat du jour en découpant ce projet en X étapes.
Chaque tranche réalisée vous rapproche de l’objectif final. Pour éviter de vos décourager, il faut travailler un morceau à la fois. En commençant votre journée, répétez-vous sans cesse qu’il faut commencer maintenant. C’est ce sens des priorités qui vous permet d’atteindre une gestion du temps de manière optimale. Plus vous plongez vite dans cette tâche, plus vous avez de chance de la terminer dans les temps. Et plus vous avancerez à pas de géant dans vos objectifs de l’année.
En résumé, vous pourrez atteindre tous vos objectifs si vous avez la capacité d’établir des priorités dans votre journée tout en ayant la force de vous plonger rapidement dedans.
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N°9 - APPRENDRE À DÉLÉGUER
C’est sûrement l’un des points les plus complexes de cette liste : savoir déléguer. Maintenant que votre liste d’objectifs est en place, il va falloir apprendre à déléguer toutes les tâches qui peuvent l’être. Vous vous souvenez de la méthode ABCDE de la technique N°5 (rester concentré). Toutes les tâches dans cette colonne doivent être déléguées. Comment être sûr qu’une mission doit être déléguée ?
Un bon exercice pour le savoir :
- Définissez un taux horaire pour votre travail. Pas celui que vous avez actuellement, mais celui que vous ciblez. Pour faire le calcul, fixez-vous un montant annuel de revenu. Par exemple, 50 000 € brut. En partant du principe que vous faites 35h ou 39h, cela fait 218 jours (en forfait jour) par an, soit 229,35 € par jour, soit +/- 28,50 € de l’heure. Si vous choisissez d’augmenter votre volume horaire (en résumé, de travailler comme un forcené), votre montant horaire va forcément baisser. Ce n’est pas le but. L’objectif est d’avoir une meilleure gestion du temps pour profiter de la vie. C’est l’inverse de « Travailler plus, pour gagner plus ».
- Toutes les tâches qui vous rapportent 28,50 € brut de l’heure et plus, doivent rester dans vos attributions.
- Celles qui vous font gagner moins doivent être déléguées. Cela veut dire que, pendant votre temps de travail, les tâches doivent être évaluées, conservées ou déléguées (ex. Dans le perso : repasser votre linge, laver votre voiture… Mais également dans le professionnel). Si vous pouvez faire travailler un prestataire ou embaucher une personne pour travailler sur une mission qui vous rapporte moins que 28,50 €, alors faites-le !
Cela est très, très, complexe à mettre en place. Nous avons souvent tendance à nous dire que ces missions peuvent être réalisées par nos soins. Reprenons notre raisonnement plus haut. Si votre mission la plus rentable est de trouver des clients pour vos prestations ou que l’une de vos prestations vous permet de gagner ce montant horaire. Alors, une grande partie des autres taches doit être déléguée. Il est plus rentable pour vous d’investir votre temps dans la prospection que de faire le ménage dans vos locaux. Non ? Réfléchissez et faites cet exercice pour l’ensemble de vos tâches (Gardez en tête : 28,50 € x 8 (229,35 €) face à 15 € x 8 (120 €).
Pour vous assurer de « garder un œil » sur les tâches que vous déléguez, donner un niveau de clarté très élevé aux personnes avec qui vous travaillez. Souvent, nous partons du principe que la personne en face comprend parfaitement ce que nous attendons. Personne ne sait lire dans les pensées des autres…
Suivez ces quelques règles pour vous assurer de déléguer avec clarté :
- Écrivez noir sur blanc ce que vous demandez ;
- Choisissez la (bonne) personne que vous estimez apte à remplir cette tâche ;
- Donnez un délai de réalisation et une date de remise. Là encore, notez tout !
- La confiance n’évite pas le contrôle. Vérifiez que le travail est bien rendu dans les temps. Arrêtez de supposer que tout va de soi et vérifiez simplement par un e-mail, un appel téléphonique ou à l’oral que votre demande est bien dans les temps. Faire des hypothèses est l’erreur la plus répandue.
N° 10 - GÉRER SES RÉUNIONS
Ce point est particulièrement symptomatique pour les Français : la réunionnite. Une maladie de notre siècle. C’est LE point noir de la plupart des organisations. Sur le papier, les réunions sont des moments d’échange importants, voire incontournables. Mais combien d’entre-vous se sont retrouvés trois heures à subir une réunion parce qu’untel ou untel parlait d’un dossier qui ne concernait que lui ? 50 % à 70 % des réunions sont du gaspillage car mal organisées et mal gérées.
Selon une étude de Barco et Circle Research sur 3 000 personnes à travers 8 pays, les employés participent à 10 réunions par semaine dont 56 % de ce temps est utilisé pour des briefing et débriefing. En France, ce temps représente 33 % du temps de travail, soit 1/3 de votre semaine. Faites le calcul sur une carrière entière… Une autre étude de l’IFOP (2018) à retrouver ici parle de 27 jours de réunion par an. Un chiffre en augmentation depuis 2016.
Pour investir ce temps de manière intelligente, pensez- à vérifier les points suivants avant de fixer une réunion :
- Fixez un but. Celui-ci doit être clair et limpide pour tout le monde. Si vous êtes la personne en charge de l’organisation, précisez le but ou les objectifs en amont par e-mail (ou par le moyen de communication que vous jugez efficace) pour que tous les participants aient l’information. Lorsque la réunion débute, rappelez dès le début l’objectif principal ou le résultat que vous attendez. Si c’est une autre personne qui organise, demandez le pour vous assurer que vous avez bien votre place. Une réunion est un investissement (rappelez-vous de votre taux horaire). Si vous additionnez le taux horaire des personnes autour de la table, vous constaterez qu’il s’agit vraiment d’un investissement. Cette réunion doit servir votre objectif et être rentable pour tout le monde. Dans le cas contraire, vous jetez de l’argent par les fenêtres à chaque réunion.
- Donnez ordre du jour. Savoir pourquoi vous faites une réunion, c’est très bien. Mais vous devez pouvoir donner les priorités tout au long de l’échange. Cette liste détaillée est comme une piste à suivre. Elle peut être décomposée si la réunion le nécessite. Par exemple, un premier ordre du jour pour deux équipes sur un projet commun. Un second ordre du jour pour l’équipe qui reste pour évoquer un autre projet. Plus vous serez précis, plus vous irez à l’essentiel et gagnerez du temps. Gardez en tête que les points importants doivent toujours être traités en premier !
- Convoquez les personnes essentielles. Une fois le but de la réunion et l’ordre du jour en poche, assurez-vous que votre présence est essentielle tout au long de la réunion. Si 10 sujets sont évoqués et que les cinq premiers vous concernent, demandez si vous pouvez quitter la salle. Vous trouvez cela malpoli ? Pourtant, votre responsable sera toujours d’accord s’il s’agit de travailler sur des dossiers qui le demandent.
- Garder le cap. L’objectif et l’ordre du jour ont été communiqués à tous les participants en amont. La réunion débute et là, catastrophe. Un échange entre deux collaborateurs fait dériver la réunion et vous passez plus de 30 minutes à compter les points. Assurez-vous d’avoir toujours la main sur la réunion. Qu’elle se déroule comme prévue. Recadrez les participants s’il le faut.
- Être à l’heure. Donner un horaire de début et de fin à chacune de vos réunions. Une personne est retard ? Vous commencez la réunion. Elle lira la synthèse ou demandera à un collègue les points manqués.
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CONCLUSION DE CES CINQ PREMIÈRES MÉTHODES
Vous avez désormais 10 techniques sur 21 à mettre en place pour vous permettre de mieux gérer votre temps et profitez de la vie. Les 11 suivantes seront expliquées dans un dernier article ! Pour rappel :
- Avoir des objectifs précis
- Déterminer un plan d’action
- Avoir une excellente gestion du temps
- Établir des priorités
- Rester concentré
- Gérer les délais et les récompenses
- Avoir un registre du temps
- Combattre la procrastination en se fixant des objectifs
- Apprendre à déléguer
- Gérer ses réunions
